你的线上办公软件，是帮手还是杀手？

文|木子

新冠疫情肆虐全球，引发了大规模的远程办公，也搅动着办公软件的江湖份额。

一路领跑的视频会议老大哥 Zoom，在安全问题上踩雷后，退出了中国市场；Facebook 从拿手的社交领域入局，迅速推出群组视频功能，加入了用户争夺战；线上办公协作领域的著名选手 Slack，则遇到了最强对手微软 Teams；在国内加班文化中诞生的钉钉、企业微信等优秀代表，也试图出海，打出一片晴空。

在这场混战中，如果你留心，就会发现一个残酷的事实。

如果把开发办公软件，比作是自建住宅楼，那么，同样是拎包入住，国外的竞争，核心在于为用户打造舒适生态圈，比如 Slack 集成了海量第三方应用，Teams 根植于微软强大的办公软件体系，都是力争让用户越住越舒心；反观国内，各厂商的竞争状态却是独门独栋，各自为战，大门一锁，谁都不爱。生态？不存在的。

竞争重心的不同，映射在用户身上，就是两种局面。

1、专注：平台生态日趋完善，一个软件就能满足不同需求；

2、混搭：视频开会用一个，工作交流用一个，文件传输再用一个，如果文件过大，一个可能还不够。

在国内，相信不少公司都是后者。

混搭式线上办公，可以说灵活，也可以说耗费精力。

生活中，网购可以上京东、淘宝、拼多多，旅行可以去飞猪、携程、去哪儿，聊天可以用 QQ、微信、支付宝，到底翻谁家牌子，全凭你心情，目的达到就完事儿，但工作不一样。

工作就像流水线，从开始到结束，中间需要有人配合，全程需要跟进度，换个角度看，这就是一条信息线，信息要完整，要随时可查。

正是由于这个特性，一直以来，邮件都是应用最广的协同工具，转发、抄送，都是为了保持信息传递的完整性。

而混搭式线上办公，是把信息拆分，零散存放在不同的办公软件中，当涉及到统计、汇报等环节时，再拼命回头翻，把打散的信息重新拼凑，劳心劳力，简直是一地鸡毛。

其实说白了，办公协同软件的使命就一个：为生产力服务。再直白点，就是辅助公司里的每一个人，不论何时何地，都能又快又好的进行团队配合。

但是，频繁切换不同的办公软件，明显做不到又快又好。

此外，还有非常重要的一点是，办公软件服务的对象，既不是单独管理层，也不是单独员工层，而是公司里的每一个人，但很多软件使用下来，会有一个非常明显的感受：老板思维严重。

举个简单栗子，消息已读功能。

发出一条消息，对方已读不回；业务聊到一半，对方已读不回。怎么办？等呗。

五分钟不回，我猜对方可能去厕所了；五十分钟不回，我猜对方可能被拉去开会了；五个小时不回，我猜对方正在跟甲方斗智斗勇；五天不回，对方、怕是离职了。

如果一不小心，你穿越到这个故事中，成为里面的“对方”，想想老板和同事的心情。

已读不回，简直是当代职场上的老虎凳。

诸如此类的例子数不胜数，比如定位、打卡、密聊等，让人忍不住想问候产品经理。

办公软件，竟成了效率杀手。

回头看 Slack 和微软 Teams 的竞争，很多人主观的认为，微软 Teams 能够迅速占领市场，是通过抄袭 Slack、捆绑 Office 365 完成的，还有人举出当年浏览器大战的例子，来佐证这个观点。

从数据上看，微软 Teams 的落地国家超过 180 个，这个数量应该算得上是全球独一份，世界 500 强企业中，有大约 95% 的企业在使用 Teams，而在排名前 100 的企业中，这个比例也超过 90%。

暂且把商业模式放到一边，在我看来，这一数据背后的核心驱动力，是紧随变化而生的协同办公新理念：化繁为简。

生活中，很多人都说过类似的话：忙？这年头谁不忙？

没错，各行各业都很忙，巨大的压力下，每个人都觉得时间不够用，一天只有 24 个小时，工作时间长了，学习、休闲、睡眠的时间，自然要被压缩，而这年头，独立就能完成的工作屈指可数，团队协作才是主流，想提高效率，一个人使劲儿没用，得从整体下手。

开会就是一个非常常见的协同办公场景，原本是为了沟通工作重难点，结果却变成了演讲现场，不仅时间长，人少了还担心冷场，但凡有一丝丝相关的人，都要被拽来参会，结果呢，一边开会，一边处理工作，不仅会议内容没听全，文档也写的磕磕绊绊。

事实上，5-8 人的会议才最有效率，一旦人数超过，会议效果就会下降。基于这个理论，微软 Teams 在功能上做了对应的行为驱动。

比如开会行为检测，软件会统计你在参会期间的行为，如果你在会议中频繁回复对话、处理邮件，软件就会在后台生成数据，友好提示你，这类会议也许与你的相关度不高，以后视情况可以避免参加。

值得一提的是，软件生成的行为数据，只是为了帮你复盘，所以数据只有你能看到，其他人是看不到的，不用担心老板会监视你，因为老板也很忙，他也要据此来复盘自己的工作行为。

有时，你可能会遇到这样的情况：当同事发给你会议邀约邮件，约定你下周五开会时，通常会附上会议的相关文件，但你忙起来可能就忘了看，只好在开场后临时回想。

微软 Teams 的做法是：当会议时间临近，Teams 的 AI 小助手会提醒你开会，并自动展示邀约邮件的附件，询问附件可能与会议有关，是否查看，这样一来，既能避免重要信息的疏漏，也省去你自己在邮件海洋中费力搜寻。

会议中，如有录音需要，Teams 会在显眼处提示正在录音，避免私自录音的情况发生；投屏时，可以在电脑上圈选投屏区域，区域外的内容不会展示在大屏上，不会出现私密信息被围观的尴尬。

工作时间内，如果你有工作需要专心处理，不希望被无关事务打扰时，你可以在日程中勾选对应时间，于是，这个时间段就会被占用，这期间，如果有同事找你开会碰需求，一看这个时间段你没空，他自己就会另选时间，省了一来二去沟通的麻烦。

Teams 中的其他模块，也遵循一样的原则，从行为分析入手，用细节帮你了解自己的工作行为，减少不必要的时间耗费，此外，Teams 中的贴心智能小助理，同样是生产力的助推器。

比如工作细项太多，很多人会建立一个工作清单，当你在处理重要且紧急的工作时，其余工作就会往后排，排着排着难免会忘记，比如你在邮件中回复到，下周三之前会完成一项统计，然后点击发送，就去忙别的了。

一转眼，时间来到了下周一，此时，比周三提交统计表更可怕的，是你完全忘记了这项工作，这时，Teams 中的人工智能小助手通过自动检索邮件，会主动提醒你：上周你说在本周三要完成统计工作，你完成了吗？

这个提示只为你而生，除你之外，不会有人看到，它就是独属于你一个人的小助理，比你靠自己提醒的工作清单靠谱很多。

从上面这两个简单的场景中可以看到，数据洞察是 Teams 办公理念的重要体现，用数据改进行为，减少无用的工作行为，提高效率，是真的在为你的工作助力，而不是试图安排你。

助力而非控制，这正是国内办公软件市场的误区。

生活在延长退休的年代，对于每一个职场中人来说，我们需要的是一个帮手，而不是时时刻刻都在监视我的杀手。

嗨，这里是浅黑科技，在未来面前，我们都是孩子。

想看更多科技故事，欢迎戳→微信公众号：浅黑科技（qianheikeji）