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远程办公软件大火：大势所趋还是昙花一现？

2020-04-17 08:32

来源：澎湃新闻·澎湃号·湃客

疫情得到初步控制后，全国复工复产大幕拉开。《人民日报》等官方媒体呼吁，在病毒传播未得到全面控制前，返岗人员尽可能采用在线办公、视频会议等科技手段，减少员工之间的正面接触。仅2月3日复工当天，钉钉数据就显示有超1000万家企业、超2亿人使用钉钉进行远程办公。远程办公这个用户需求激增的市场上，存在着上百种不同的办公软件。这些软件都有哪些特点？公司应该怎样根据需求选择最适合自己的软件？用户对远程办公软件持什么态度？这些软件的未来发展将会如何？本文我们会对增速迅猛的远程办公市场做一个全面的观察。

一、研究背景

远程办公，指的是通过远程技术或远程控制软件，实现在家办公、异地办公、移动办公等非本地远程办公模式。在此次疫情中，远程办公软件的使用完美解决了地域阻隔问题。

近几个月来，人们对远程办公软件的关注度剧增。据百度指数关键词搜索趋势图显示，从2020年1月23日到2020年2月11日，人们对于远程办公软件的关注度处于一个迅猛增长阶段，搜索指数大幅增加，并在2月11日达到顶峰。

我们可以注意几个关键时间点：1月23日是武汉封城之日；1月27日国务院办公厅发布了“春节延期”的规定，延长2020年春节假期至2月2日，2月3日起正常上班。对比搜索指数趋势图，我们不难发现人们对远程办公软件的需求与疫情状况紧密相连。

激增的需求直接引来了更多的资讯关注。据百度资讯关注指数显示，2月4日、2月9日、2月13日和3月5日四天是网民关注度的四个高潮。此外，全国网民在2月中旬很长一段时间内对远程办公软件有持续的关注，关注指数较往日大幅上涨。

二、发展现状调查

很多人不曾知道的是，我国的远程办公软件，或者更广义上的智能移动办公产业，从2012年起就进入了发展的快车道。据华泰证券研究所和海比研究数据显示，2012年中国智能移动办公行业市场规模为53.7亿元，2018年这个数字就已经达到了234亿元。这些年间，整个行业的市场规模的增速几乎都在20%以上。

这主要得益于近年来我国IDC、云服务器等基础设施的不断完善，以及SaaS领域的集中度不断提高。当然，也与中国人力成本的日益高昂和企业亟需降本增效的社会现状密不可分的。我们相信经过这次疫情，我国智能移动办公市场会依旧保持稳定增长的势头。

那么，如今市面上不计其数的远程办公软件可以被分为哪几类呢？下图给出了答案。

从软件本身的功能来看，我们可以把应用层分为综合协作、音视频会议、文档协作、任务管理和云存储这五大类；而从办公场景上看，远程办公软件又可分为内外沟通、内部协同、人力和财务等类别，这主要是站在企业、公司运营的角度上进行分类。

基于远程办公软件的分类，我们也可以总结以下这些软件的主要功能。

疫情使远程办公软件市场迎来了爆发时增长的风口，我们期待现有的或是新的软件拓宽远程办公的使用场景、优化办公体验、整合更多的功能。

三、“工作者说”

随着疫情的爆发，远程居家办公成为不少企业的折中办法，线上复工潮也就此开启。艾媒咨询数据显示，2020年新春复工期间，中国有超过1800万家企业采用了远程办公模式，使用远程办公应用的用户规模总计超过3亿人。Mob研究院则调查了疫情期间远程办公日新增用户数据，透过图表我们可以清晰看出日新增用户趋势。

据艾媒咨询调查，在2020年中国新春居家办公者当中，有76.8%的人员表示其所在企业尝试了新型在线办公软件。在疫情封锁的形势下，远程办公面临着爆发式的增长，或将迎来该行业进一步发展的良好契机。

尽管远程办公模式在技术上已相对成熟，但是对于初次尝试的人来说，也未必全然适应。居家办公的工作时间、地点、方式等较为弹性，然而这种“弹性”是一种员工福利还是一颗“定时炸弹”还有待商榷。在用户不断激增的数据现象之下，员工们到底是被迫接受线上工作还是主动接纳？也许我们需要进行更加深度的调查。

据艾媒咨询调查，在2020年中国新春远程办公模式的用户当中，有近70%的人员表示支持或非常支持，而表示适应或非常适应的人员只有50%左右；表示不支持或非常不支持的用户不到3%，而表示不适应或非常不适应的人员却将近13%。

这表明，尽管有一部分用户对远程办公模式表示了支持，但在适应性上还未能快速投入。这也反映出，一些不适应的用户未必在心理上不支持远程办公，只是短时间内还没有完成这两种模式的转换。

在远程办公模式下，工作效率如何保障？员工业绩如何评估？工作文件的信息安全又该如何维护？这些都是人们关心的问题。艾媒咨询调查了用户对远程办公各部分功能的满意度。

该结果显示，用户对远程办公软件的各部分功能的满意度均在7分以上，相对较高。其中，用户对“考勤签到”的满意度最高，为8.44分，这或许表明，办公人员彼此认可将线上打卡作为考勤、考察业绩的一种评判方式。

用户对“在线沟通”功能的满意度在8分以上，而对“项目在线协助”、“视频会议培训”、“在线审批”这三个功能的满意度却均在7.5分及以下，相对略低。这或许也说明了，利用远程办公软件进行日常沟通不成问题，但当工作项目需要较高的“交互性、协作性”时，线上有效信息获取的局限性以及居家环境易产生的倦怠性就使用户的满意度大为降低。

远程办公模式是大势所趋，但其面临着不得不解决的问题。深究之下，远程办公模式还有待进步，这次线上复工潮虽然是一个发展的良好契机，但同时也设置了一些障碍，如何解决，还需该行业的工作人员再三思量。

四：远程办公模式与办公软件的优缺点研究

远程办公软件目的在于让线上办公更加高效、便捷，使用这些软件来辅助工作具有诸多优势。在艾媒咨询发布的“2020年中国新春远程办公优势认知调查”中，63.4%的受访办公人员认为这样的远程办公使得工作地点灵活自由，57.4%的受访办公人员认为远程办公模式节省了通勤时间与花费，41.2%的受访办公人员认为远程办公有利于平衡工作与生活的关系，同时还有受访办公人员认为其低碳环保、有利于提高工作质量和效率，分别占比25.5%、25.0%。

远程办公模式的优势调查结果在一定程度上也体现了远程办公软件的优点所在。结合相关文献的查阅，笔者总结出了远程办公软件的六大优点：

1. 实现分布式协同办公。远程办公软件支持分公司、跨地域的办公模式，员工在任何地方都可以查看和处理工作。

2. 便于建立企业信息发布平台。企业内部的规章制度、新闻简报、公告事项等信息能够在企业员工之间广泛传播，信息交流更加流畅。

3. 信息传播的自动化。公文、信息、报表、报告等信息传输仅仅依靠系统便可自动完成，摆脱了打印、交接、运输等繁杂过程。

4. 信息获取的快速化。系统平台的文件统一存储解决了纸质文件的丢失与乱放的问题。

5. 提高工作效率。工作事项出现在待办工作事项里，对接、转交过程也实现了网络化。

6. 方便管理层做出决策。信息高层领导无需通过中间领导的反映就能清晰了解公司的运行状态，方便管理层作出决策。

大家在熟悉了远程办公模式之后，也能够感受到一些不方便之处或者限制之处。艾媒咨询“2020年中国新春远程办公劣势认知调查”中显示，44%的受访办公人员认为远程办公依赖远程办公软件，易受硬件条件的影响，36.6%的受访办公人员认为这样的办公模式使得沟通协作受到了影响，29.2%的受访办公人员认为工作连续性差易受干扰，另外还有受访办公人员表示工作效率和工作质量低、工作精神状态差，分别占比20.8%、8.3%。

远程办公软件在长期使用过程中也会暴露出缺点，笔者总结如下：

1. 团队沟通中缺乏了必要的面部表情、手势等非文字信息，影响沟通。

2. 远程办公软件也可能会降低办公效率，例如线上工作时间的不协调、不统一问题。

3. 安全性是否有保障是值得探究的问题。

4. 功能集有些方面太多，增加了学习成本；有些方面太少，影响办公。

五：远程办公软件的发展前景展望

远程办公软件在疫情期间大火，那么疫情过后它们能否继续火下去？软件开发者又该如何发展，寻求怎样的出路？我们也作出了总结：

1. 平台化发展

此次疫情中远程办公软件用户很大一部分是“被动接受”，因而如何提高用户粘性是软件开发者所重视的问题。很有效的操作方法便是形成一系列的产品，这有利于提升远程办公软件的扩展性和集成性，促进了产业的上下游合作关系，满足了用户的定制化需求。这种方法便蕴含了平台化的思想。

2. 移动化办公

随着互联网技术的快速发展以及手机功能的日益丰富，企业办公的实时性、移动性越来越成为一种发展趋势。远程办公不仅仅是疫情期间的替代策略，还能够成为企业日后的常态化运营模式。“移动化办公”能够让企业实现实时办公、高效协作，打破了时间空间的阻隔。

3. 云端化服务

随着中小企业、小微组织对协同办公软件需求的增多，云计算的产品服务模式将会得到发展。在这样的模式下，远程办公软件将自身功能应用通过互联网公有云的方式提供，减少了企业购买和维护基础设施的成本。

4. 智能化管理

随着大数据和人工智能技术的发展，智能化管理在远程办公软件中的融合应用速度正在加快，这将极大地方便企业的管理与运营，并为企业管理人员提供数据分析的决策建议。管理的智能化将会成为远程办公软件的一大竞争优势。

六：调查结语

此次疫情为众多远程办公软件提供了发展的机遇，大量远程办公软件迅速发展并推出个性化服务。这些软件在使用过程中凭借其显而易见的优势吸引了一大批用户，但是仍然暴露出一些问题。

一旦疫情结束，远程办公软件便会面临失去“被动接受型用户”的风险，那么如何提高用户粘性、如何将远程办公模式继续推广成为各大软件发展的着眼点。我们相信，远程办公的模式并不只是昙花一现，平台化发展、移动化办公、云端化服务、智能管理正是远程办公发展的趋势之所在，同时我们也希望它能够在疫情之后成为一种高效的、长期存在的企业办公模式。

参考文献：

【1】陈辉.计算机支持的协同工作软件技术研究[J].科技情报开发与经济,2008(08):150-151.

【2】工人日报《居家办公，跟你想的一样吗？》

https://baijiahao.baidu.com/s?id=1658288880935159811&wfr=spider&for=pc

【3】普华有策ph《协同管理软件行业发展趋势及行业竞争格局分析》

http://www.phpolicy.com/xinwenzixun/349956.html

【4】《新冠病毒疫情让地球四成人口居家隔离》

https://tech.sina.com.cn/roll/2020-04-01/doc-iimxyqwa4491496.shtml

【5】亿欧智库《2020远程办公研究报告》

https://www.iyiou.com/intelligence/reportPreview?id=0&&did=699

【6】许宏图, 赵政. Research on Collaboration Software Based on JBPM%基于JBPM的协同软件的研究[J]. 计算机技术与发展, 2006, 016(008):16-17,20.

【7】艾媒报告《2020年中国新春远程办公行业热点专题报告》