2019年公司年终庆：用表格统计人数掌握3步，新手变大神

年关将至，企业的春节晚会正在紧张准备着，多才多艺的员工们准备的节目有唱歌、跳舞、相声、武术等。为了更好地安排节目的出场顺序、晚会的演出时间，需要统计各节目的数量以及表演的人数等信息。李总将统计数量的工作交给积极参与的小毛，吩咐他一定不要将数据搞错，并尽快将统计的数据交给历历哥。小毛想这么简单的工作，分分钟搞定。

这是小毛做出来的最初效果——

菜鸟效果

小毛在统计晚会节目数量和表演人数时，使用文字展示节目数量相关信息的方式不够清晰，会看错数据；在每个节目前添加项目符号，不能很清楚展示节目种类的数量；在文本最后一行显示总人数，效果不够突出。

在日常工作和生活中，使用表格可以让信息展示更加清晰，特别是统计数据，表格是最好的选择。表格可以使数据整齐排列、更有条理、更直观，而且有利于数据的计算。 word的计算功能没有Excel强大，但是对于一些简单的运算， word还是能应付的。为了表格美观，还可以设置表格的填充颜色或边框等。

进阶效果

使用表格展示2020年春节晚会节目，将各节目标题分列展示，领导可以清晰地比较数据；在第一列使用序号标注，可以清楚展示节目类型的数量；在表格最后分别计算出节目数量和表演人数之和，数据信息很全面，而且各项目对齐，感觉整齐、清晰。

插入表格

在Word中若要使用表格对信息内容进行有条理地归纳和总结，则首先要在页面中插入表格。在Word中插入表格的方法很多，可以自动插入、手动插入或者通过对话框插入。下面介绍具体的操作方法。

步骤一、打开word文档，将光标定位在需要插入表格的位置，切换至“插入”选项卡，单击“表格”选项组中“表格”下三角按钮，在列表中选择“插入表格”选项。

步骤一

步骤二、打开“插入表格”对话框，在“表格尺寸”选项区域中设置“列数”为5、“行数”为12，单击“确定”按钮。

步骤二

步骤三、返回文档中，可见在光标处插入5列12行的空表格。

步骤三

步骤四、以上介绍的是通过对话框插入表格的方法，接着再介绍如何自动绘制表格。首先定位光标，在“表格”列表中选择表格的结构，在光标处添加指定列和行数的表格。

步骤四

步骤五、可见自动插入表格最多可插入8行，而本案例需要12行，还需要插入4行。则选择表格的任意4行，切换至“表格工具-布局”选项卡，单击“行和列”选项组中“在上方插入”按钮，即可在选中行的上方插入4行。

步骤五

步骤六、用户也可以通过快捷菜单的方法插入所需的行。即右击选中的行，在快捷菜单中选择“插入>在下方插入行”命令。

步骤六

调整列宽并合并单元格

 在Word中插入表格后，默认情况下列宽是根据页面宽度平均分配的，行高也是统一的。在具体应用中需要对表格进行设置，才能满足用户的需求，如调整列宽、合并单元格等，下面介绍具体的操作方法。

步骤一、在手动调整列宽时，如果需要将第一列适当缩小，则选择第一列右侧边框，当光标变为左右箭头时，按住鼠标左键向左拖曳，即可调整列宽 。

步骤一

步骤二、我们还可以精确调整列宽，首先选择需要调整列宽的列，然后切换至“表格工具-布局”选项卡，在“单元格大小”选项组中设置“宽度”为“3厘米”，即可为选中列设置列宽为3厘米。

步骤二

步骤三、单击表格左上角 图标，即可全选表格，然后切换至“开始”选项卡，单击“段落”选项组中“居中”按钮，将表格水平居中显示在页面中。

步骤三

步骤四、下面通地合并单元格来制作所需的表格结构，首先选择第二列的第2到第4个单元格。切换至“表格工具-布局”选项卡，单击“合并”选项组中“合并单元格”按钮。

步骤四

步骤五、此时，选中的单元格合并成一个大的单元格。

步骤五

步骤六、根据相同的方法，将其他需要合并的单元格合并。用户也可以使用F4功能键快速合并单元格，即选中其他需要合并的单元格，按F4功能键即可。

步骤六

输入并计算数据

表格结构制作完成后，接下来需要输入相关数据并进行计算。在本案例中还需要设置数据的对齐方式，下面介绍具体的操作方法。

步骤一、将光标定位在需要输入文字的位置，然后输入相关信息，此处输入“序号”，根据相同的方法，完成数据的输入。

步骤一

步骤二、选择第一列单元格，在“字体”选项组中单击“加粗”和“增大字号”按钮。在“段落”选项组中单击“底纹”下三角按钮，在列表中选择浅绿色。然后根据相同的方法，填充最后一行单元格的颜色。

步骤二

步骤三、全选表格，切换至“表格工具-布局”选项卡，单击“对齐方式”选项组中“水平居中”按钮，即可设置单元格内文本为水平居中对齐。然后设置“合计”文本为右对齐。

步骤三

步骤四、下面开始计算相关数据，首先计算节目的总数量。将光标定位在“节目数量”列的最后一行，切换至“表格工具-布局”选项卡，单击“数据”选项组中“公式”按钮。

步骤四

步骤五、打开“公式”对话框，在“公式”文本框中显示相关求和公式，设置“编号格式”为0，单击“确定”按钮。

步骤五

步骤六、即可在选中的单元格中计算出上面单元格中的数据之和。

步骤六

步骤七、根据相同的方法计算出“表演人数”的总数量。至此，本案例制作完成。

步骤七

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本书作者将多年培训中遇到的学生和读者在常犯的错误、常用的低效做法收集整理，形成一套“纠错”课程，以“菜鸟”小蔡在工作中遇到的各种问题为主线，通过“暖男”先生的指点，使小蔡对Word的应用逐渐得心应手。内容上主要包括Word文档处理的错误和正确设计思路、文档制作的低效方法和高效方法，并且在每个案例开头采用“菜鸟效果”和“逆袭效果”展示，通过两张图片对比，让读者一目了然，通过优化方法的介绍，提高读者Word应用的水平。每个任务结束后，还会以“高效办公”的形式，对Word的一些快捷操作方法进行讲解，帮助读者进一步提升操作能力。此外，还会以“菜鸟加油站”的形式，对Word文档中一些“热点”功能进行介绍，让读者学起来更系统。