排版巧用3个Word隐藏功能：简单到精美，进阶不止一点点

公司章程，是指公司依法制定的规定公司名称、住所、经营范围、经营管理制度等重大事项的基本文件，也是公司必备的规定公司组织及活动基本规则的书面文件。所以章程的内容需要慎重考虑，并经过反复研究和推敲。在浏览章程并修改内容时，尽量能清晰地查看原内容和修改后的内容。

企业为了进一步在外地扩张业务，申请成立了分公司，现在需要总公司拟订一份公司章程。

公司以王总的名义开办分公司，他最近在外地出差，于是就吩咐小蔡帮他制作一份分公司的章程。小张按照企业公司章程的模板制作完成后，感觉还是有几点需要修改，他在原文档中做了标记并发给王总让他审阅一下。

最初效果

王总觉得效果比较差劲，制作公司章程的格式都没有问题，但是存在几个比较关键的疏忽点：

他添加的意见和修改文本时不是很合理，如直接在文本右侧添加意见内容，很不专业，而且与他人不容易交流；直接将原文本删除输入修改后的文本，他人在浏览时不方便对比修改的效果；最后没有对重要的文档实施保护。

小张几经修改，终于达到了王总的要求——

完成

经过指点后，对文档进行重新审阅，首先，将意见通过批注框显示在右侧，离文本比较近，而且修改颜色为绿色，这样操作会让他人容易查看批注内容，颜色也不会太让人产生压力；使用修订功能修改文本，可以直观地展示修改前后的内容；对文档进行密码保护，可以有效地保护重要文档的内容。

后来，小张写了一份经验贴分享给我们——

修订文档

在修改文档的内容时，如果对其中内容需要删除，再重新输入新内容，保存后就无法查看修改前的内容了，其他人再阅读文档时也很难发现修改什么内容。下面介绍使用“修订”功能修改文档的方法。

第一步、打开“公司章程.docx”文档，首先需要设置用户名，单击“文件”标签，在列表中选择“选项”选项。在打开的“Word选项”对话框中将用户名设置为“小蔡”，单击“确定”按钮。

第一步

第二步、切换至“审阅”选项卡，单击“修订”选项组中“修订”下三角按钮，在下拉列表中选择“修订”选项。

第二步

第三步、在正文中选中需要删除的文本，然后按Delete键删除，此时文本显示为红色并在文本上出现删除线。如果是非修订模式下的文档，按Delete键后选中的文本直接被删除。

第三步

第四步、然后输入需要修改的文本，则在删除文本右侧显示。文本为红色并在下方添加下划线，这样就很明了删除了什么文本，以及被修改为什么文本了。

第四步

第五步、为了使修改后文本和删除文本更加明显，可以设置其颜色。即切换至“审阅”选项卡，单击“修订”选项组中“修订选项”按钮。

第五步

第六步、打开“修订选项”对话框，保持各参数为默认设置，单击“高级选项”按钮。

第六步

第七步、打开“高级修订选项”对话框，在“标记”选项区域中单击“插入内容”下三角按钮，在列表中选择“双下划线”选项，在右侧颜色列表中选择“鲜绿”，单击“确定”按钮。

第七步

第八步、返回“修订选项”对话框，单击“确定”按钮，返回文档中可见修改的内容颜色为绿色，下面显示双下划线。修改后文本更能清晰展示删除和修改内容。

第八步

添加并编辑批注

在审阅文档时，审阅者若需要添加自己的建议或说明等文本，可以通过添加批注的方法和其他审阅者交流。批注添加完成后还可以对其格式进行设置，下面介绍具体的操作方法。

第一步、在文档中选择需要添加批注的文本，切换至“审阅”选项卡，单击“批注”选项组中“新建批注”按钮。

第一步

第二步、在页面右侧将出现批注框，然后输入批注的内容，输入完成后单击批注框以外的任意位置，即可完成批注的创建。

第二步

删除批注：

选中需要删除的批注，切换至“审阅”选项卡，单击“批注”选项组中“删除”按钮，或者单击“删除”下三角按钮，在列表中选择合适的选项，如右图所示。

删除批注

第三步、如果觉得在右侧添加批注离文本太远，而且红色让人感觉不舒适，可以对其进行修改。首先切换至“审阅”选项卡，单击“修订”选项组中“修订选项”按钮。打开“修订选项”对话框，保持各参数为默认设置，单击“高级选项”按钮。

第三步

第四步、打开“高级修订选项”对话框，单击“批注”下三角按钮，选择“绿色”选项。然后在“批注框”选项区域中设置“指定宽度”为6厘米、“边距”为“左”，然后依次单击“确定”按钮。

第四步

第五步、返回文档中，可见批注的颜色变为绿色，位置移到右侧。设置完成后颜色不会给人太大的阅读压力，并且批注内容离对应的文本更接近。

第五步

保护批注和修订内容

在文档中添加了批注或修订后，为了防止在传阅的过程中被人修改，可以为其添加密码保护，只有授权密码的人才能进一步修改批注和修订，而没有授权密码的只能以只读方式浏览。下面介绍具体的操作方法.

第一步、切换至“审阅”选项卡，单击“保护”选项组中的“限制编辑”按钮。

第一步

第二步、打开“限制编辑”导航窗格，在“编辑限制”选项区域中勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，然后在下方列表中选择“不允许任何更改（只读）”选项，然后单击“是，启动强制保护”按钮。

第二步

第三步、打开“启动强制保护”对话框，在“新密码（可选）”数值框中输入密码，如123456，在“确认新密码”数值框中输入同样的密码，然后单击“确定”按钮。

第三步

第四步、设置完成后返回文档，如果对添加的批注或修订进行修改，则在文档的状态栏中显示“由于所选内容已被锁定，您无法进行此更改”的提示。

第四步

第五步、如果是被授权密码的用户，可以取消密码并对文档内容进行编辑等操作，方法是打开“限制编辑”导航窗格，单击底部的“停止保护”按钮。

第五步

第六步、打开“取消保护文档”对话框，在“密码”数值框中输入保护密码123456，然后单击“确定”按钮即可。

第六步

这样一份亮丽的公司章程就完成了！

老板看了怎能不拍手叫好呢？

拒绝低效：逆袭吧，Word菜鸟——Word这样用才高效

本书作者将多年培训中遇到的学生和读者在常犯的错误、常用的低效做法收集整理，形成一套“纠错”课程，以“菜鸟”小蔡在工作中遇到的各种问题为主线，通过“暖男”先生的指点，使小蔡对Word的应用逐渐得心应手。内容上主要包括Word文档处理的错误和正确设计思路、文档制作的低效方法和高效方法，并且在每个案例开头采用“菜鸟效果”和“逆袭效果”展示，通过两张图片对比，让读者一目了然，通过优化方法的介绍，提高读者Word应用的水平。每个任务结束后，还会以“高效办公”的形式，对Word的一些快捷操作方法进行讲解，帮助读者进一步提升操作能力。此外，还会以“菜鸟加油站”的形式，对Word文档中一些“热点”功能进行介绍，让读者学起来更系统。