报表老出错？多半是制作问题，5个妙招限制输入，轻松零失误

一般情况下，Excel表格的单元格允许输入任何的字符，包括英文、中文、数字及特殊符号等。

前些日子，工作时人事部的同事最近遇到问题，他弄了个Excel文件，下发到各部门，让各部门的有关同志按表填写好相应报表数据并上报。各部门效率没得说，雷厉风行的作风实在是很好，第二天数据就交上来了。经审核，没过关，有的数据列需要填写数字代码的，却填写了中文名称，这怎么回事？经过反复思考(俺遇到问题总是小事情从不忽视，大事尽量化小)，这应该是自己的错误吧！

事后，他找到职场君，问能不能在Excel数据列中设定相关的限制，该输入数字的地方只能填写数字，该写中文的地方只能写中文呢？如果成功，麻烦自然就不会有了。在职场君的帮助下，他顺利解决了问题。那么今天，职场君就给大家介绍一下，在Excel表格有哪些限制输入的技巧？

将期初数和期末数的数据约束在指定范围

在财务报表中，有很多数据都是受到限制的，如果超出这个范围就会引发一连串的错误，下面我们介绍如何限制数据的输入。例：在资产负债表中设置期初数和期末数的范围。

第一步，打开工作表，选中需要设置的单元格，单击“数据”选项卡中“数据验证”按钮。

第一次

第二步，弹出“数据验证”对话框，在“设置”选 项卡的“允许”下拉列表中选择“小数”选项。

第二步

第三步，在“最小值”和“最大值”文本框中设置限制范围的数据，然后单击“确定”按钮。

第三步

第四步，返回工作表，输入限制范围之外的数据， 然后查看效果。

第四步

限制报表中的数字字段只能输入数字

在填写或修改财务报表时，可以通过设置单元格的格式，更好地控制报表，不至于填写错误。例：通过数据验证设置采购统计表中单价列和合计列单元格中只能输入数字。

第一步，打开采购统计表，选中G3:H9单元格区域，单击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮。

第一步

第二步，在“数据验证”对话框的“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“自定义”选项。

第二步

第三步，在“公式”文本框中输入“=ISNUMBER(G3) ”公式，单击“确定”按钮。

第三步

第四步，在 G3:H9单元格区域中输入非数字时，查看效果。

限制报表中的数量字段只能输入整数

在制作完成的采购统计表中，数量列中的字段只能输入整数，为了担心忙中出错，我们可以通过数据验证来限制数量列中内容的输入。例：在采购统计表中限制数量字段的输入，并设置输入整数的范围。

第一步，打开采购统计表，选中D3:D9单元格区域，单击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮。

第一步

第二步，弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中进行设置。

第二步

第三步，切换至“出错警告”选项卡设置，然后单击“确定”按钮。

第三步

第四步，在单元格中输入带小数的数字或小于1D3:D9大于10000 。

第四步

限制在单元格内只能输入日期

财务报表大都涉及日期这一项，且日期的格式有很多种，所以建数据库时要统一格式，我们还可以通过数据验证设置日期栏中只能输入日期，这样更能防止填写或修改报表时出错。

第一步，打开工作表，选中F3:F9单元格区域，单击“开始”选项卡中“数据格式”下三角按钮，选择“短日期”格式。

第一步

第二步，切换至“数据”选项卡，单击“数据验证”按钮。

第二步

第三步，在弹出的“数据验证”对话框的“设置”选项卡中设置，然后单击“确定”按钮。

第三步

第四步，当输入非日期或是不在指定范围内的日期时，查看效果。

第四步

限制输入中文/英文文本内容

制作财务报表时，根据不同列的需要，在不同的单元格中输入内容时需要切换中英文。例：在录入采购统计表内容时，订单编号栏是英文输入，公司名称栏是中文输入，设置自动切换。

第一步，打开工作表，选中订单编号栏，切换至“数据”选项卡，单击“数据验证”按钮。

第一步

第二步，在弹出的“数据验证”对话框的“输入法 模式”选项卡中设置，然后单击“确定”按钮。

第二步

第三步，选中公司名称栏，在“数据”选项卡中单击“数据验证”按钮。

第三步

第四步，在弹出的“数据验证”对话框的“输入法 模式”中设置，然后单击“确定”按钮。

第四步

想要学习更多会计与财务的Excel函数实战技巧？

快来看这里——

《Excel会计与财务实战技巧精粹辞典（全新多媒体GIF版）》

全书所有技巧配备GIF动图教学，可电脑+手机双模式观看，哪里不会看哪里，随时随地学。开创国内办公实战技巧精粹辞典类办公书先河！Excel会计与财务双色实用辞典全新出击！操作方法全程演示，336个精选秘技，一页一技巧，一步一图解，每天五分钟，成长为PPT高手很简单！超实用技巧一本收纳，覆盖Excel会计与财务办公方方面面，紧跟现代办公潮流，值得置于案头随时翻阅学习！双色印刷，图例清晰，讲解详细，操作步骤和参数一目了然！随书云盘资料，全技巧演示GIF图和配套实例文件，额外附赠的超实用办公模板、相关办公技巧视频、办公素材、实用小软件，超值丰富内容轻松获得！

想要这本书，点这里

活动请关注：

“智在比读”科技图书好书推荐