如何控制会议时间？中央办公厅秘书局主管月刊支招

“如何高效组织会议、有效控制时间、圆满完成工作？”

2月18日，微信公众号“秘书工作”连发两篇《秘书工作》杂志文章，就此问题提出了多项举措。

创办于1985年7月的《秘书工作》杂志是经中共中央办公厅和国家新闻出版部门批准，由中共中央办公厅秘书局主管的全国性刊物，1991年改为月刊。该杂志主要读者包括全国党政军群机关以及企事业单位领导秘书、秘书长、办公厅（室）主任及其他工作人员，是国内发行量最大、影响力最强的办公厅（室）工作类期刊。

在《控制会议时间的“1+3”组合拳》一文中，《秘书工作》杂志提出了“树立一个理念”+“把握三个步骤”的观点来控制会议时间。

“一个理念”即为“重在务实、要在充实、贵在落实的办会理念，坚决破除形式主义、官僚主义，提高会议效率，提升工作质量，改会风、转作风、树新风”。

这个办会理念需要：坚持问题导向办会、坚持创新思路办会、坚持精简节约办会以及坚持建章立制办会。

而“三个步骤”则包括了“做好会前功课”、“做好会中提醒”、“做好会后小结”。

其中，关于“做好会中提醒”部分，文章具体提到了6个建议：开门见山郑重提醒、叫停跑题策略提醒、控制节奏合理提醒、针对超时巧妙提醒、化解分歧客观提醒以及现场研判即兴提醒。

而在另一篇题为《会议控时，试试“弗莱克整合法”》的文章中，《秘书工作》杂志引入介绍了一套名为“弗莱克整合法”（Flecks’ Synergy）的国外开会方法。

文章介绍称，会议议程由愿望清单、主题讲者、每个主题所占用时间构成。其中，议程设置阶段的主要任务是：确定主持人、列明愿望清单、预估愿望清单中每个主题所占用时间、酌情预留主题之间切换所需的时间以及整个会议结束前总体回顾或强调个别任务的时间、设计制作好议程列表。

而在正式开会阶段，会议控制工作的主要任务包括：比较会议总时长与主题预估时间之和并调整统一会议时长、主持人引导主题讲者有序发言、与会人员高效协作、发言时间控制与“还有最后一分钟”提醒、会议时长实行总额控制。

会议收尾阶段，需要完成团队成员自愿提议担任下次会议的主持人、主持人将本次会议议程进行扫描等工作。

文章称，“弗莱克整合法”的精髓在于预先搭好框架、结成“契约”，通过把议程事先落实到纸面、各主题之间在总时长内挪用时间资源、对每个主题发言进行计时并作预估、实际用时的比较记录等手段，不断提醒乃至强迫与会者和会议主持人提前做好准备、注意发言用时、提高发言质量，从而避免日常开会时跑题、要事小事混着说、与会者评论不受限等问题。