当法院“萌新”遇上电子卷宗“单套制”归档改革 | 全力推进全流程网上办案：静安法院篇之二

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本文作者：周玥

商事审判庭书记员

澳门大学民法与知识产权法学硕士

2021年入职静安法院

你还在为“单套制”归档时的“不合格”而叹息吗？还在为被归档组老师一次次“无情”退回而发愁吗？稍安勿躁，今日分享——从法院“萌新”迅速成长为“单套制”归档达人的心路历程。

我入职法院之初，恰是电子卷宗“单套制”归档改革试点开始之时，职业生涯的第一次归档就是“单套制”卷宗。由于是全新的模式，所有操作都要从零开始。初期，我也经历过被反复退回的“魔咒”，但很快摸索出了自己的方法并帮助其他小伙伴，归档优秀率始终位居前列。

身为改革的实践者：

何其有幸，何其光荣！

2021年8月，上海法院全面推行电子卷宗“单套制”归档，即以电子档案为归档方式，将确有必要的纸质原件以电子档案附件形式归档的诉讼卷宗归档和管理模式。电子卷宗“单套制”归档改革工作是推动全流程网上办案体系建设的基础和前提，为全流程网上办案打通关键节点，对于促进审判执行工作全面、可持续、高质量发展具有重要意义。上海法院的改革试点，也为全国法院电子卷宗“单套制”归档改革提供了更多可复制、可推广的经验。

作为这项改革的实践者，我深感责任重大、使命光荣。因此，我在当初暗下决心，一定要展现自己应有的担当作为，把这项工作做到位，努力为静安法院全力推动全流程网上办案贡献自己的力量。

作为改革的获益者：

深感便利，深感认同！

初次接触“单套制”归档，我也因为操作上的生疏而感到头疼。然而，当我潜心研究，在一次次“摸爬滚打”中逐步上手后，“单套制”归档终究逃不过“真香定律”，我发自内心的感叹到：“单套制”归档不仅好处良多，还相当便捷实用！

“单套制”归档相较传统的归档模式，其优点之一就是绿色高效，电子档案的形式不仅减少了纸质材料的使用，材料送达只需扫描上传内网一键发送即可，又节约了档案扫描及档案寄存的费用，省时、省力又环保。此外，另一大优点就是助力推进上海法院网上办案。近年来，受疫情影响，我们随时可能需要居家办公，纸质卷宗又不能带离法院，而“单套制”归档的推行，很好地解决了这一问题。一旦随案生成电子卷宗，我们就可以通过PC端或上海法院APP随时查阅卷宗材料，提升居家办公的质量。

从深知到熟会：

提升“单套制”

归档质效的10个tips！

知其重要，才会行有动力、行有方法。从初期的“操作变形”，到逐步形成“肌肉记忆”，再到如今的“得心应手”，我也总结出了一些提升“单套制”归档效率和质量的技巧，现在分享给大家：

1

做好前期分类、页码标记

在拿到新案后，可以按照要求将材料分为原告、被告、法院三类，并根据电子卷宗的二级目录进行大致排列，减少后期的工作量。同时，标记页码也能方便我们在检查电子卷宗时，迅速发现在扫描过程中的缺、漏或乱序的情况。

2

加强与当事人沟通、配合

审理中，各方当事人会对证据等进行补充，因此我们可以在庭前与当事人沟通，尤其是律师群体，指导其将补充的材料进行分组、命名、添加页码并自行上传。这样既能减少书记员归档时的工作量，也避免了当事人寄交纸质材料的繁重任务，从而实现双赢。

3

提升系统生成使用频率

凡是能自动生成的材料，就不使用纸质。譬如，最常见的送达地址确认书的填写，庭前确认了当事人的身份和电话，就可以当庭发送电子送达地址确认书，不再需要当事人手动填写。

4

注重EMS电子跟踪

旧模式的归档中，送达回证的归档最为耗时，书记员要找到对应的快递面单裁剪粘贴在送达回证上。但是“单套制”归档下只要配备扫描枪扫描单号录入系统，就能自动跟踪EMS单号进度，并将寄送内容反馈在电子面单上，书记员既能省去上述繁琐的流程也能随时获取送达情况。

5

实时关注归档进程

在实际操作中，每提交一份归档电子卷宗我都会与法官及时沟通，提醒法官尽快审核，从而推进后续流程。同时，在每个工作日的开始，我都会在内网分别查阅“单套制”归档待申归、待审核、待初验、待复验、已退回的情况，以便及时了解归档的进度，避免超期。

6

强化送扫材料审核强度

结案归档时，我们应当及时将需要扫描的文件进行整理，并重点关注其所附的日期及签名是否完备、准确，避免因遗漏签名而需要重扫的情况出现。

7

掌握各类案件审核标准

案件归档的标准随案件类型和结案方式的不同而有所差异，因此，我们在碰到没有归过的案件类型时，最好的方式就是向审核老师确认归档标准。“单套制”实行初期，我经常往返归档组，仔细询问视频证据怎么归，移送案件怎么归等等，审核老师都能不厌其烦地将审核的标准告知我，有效降低闭门造车被退回的概率。

8

充分利用碎片化时间归档

相比于旧方式的归档，“单套制”归档无需依托纸质材料，无疑大大减少了对传统归档工具的依赖，能够有效拓展归档空间，有助于我们利用工作间隙进行归档。如法官在和当事人沟通调解方案的间隙（无需书记员记录时），我们就可以充分利用这一时间空档在电脑上操作归档，既确保工作时间不浪费，又不会减损法庭的严肃性。

9

加强定期交流反馈

“单套制”归档的操作细节繁多，各人掌握情况不一，出现了书记员因为不熟悉操作的便捷方法而耗时良久的情况。因此，书记员间可以定期交流分享自己在归档过程中摸索的技巧和做法，做到集思广益、博采众长。

10

不断开发隐藏功能

在工作中，善做用心人，往往能开发出信息系统中的隐藏功能。如法官认为某份判决书中需要大量引用证据中的文字内容时，我就会将证据材料提前整理并送扫，法官即可通过智能审判辅助系统进行双屏编辑（电子卷屏/写作屏），系统识别并提取文字，从而提升判决书的写作效率和准确率，避免了费时费力地逐字敲击。这项功能同样适用于书记员的记录以及文书校对工作，不必在砖头厚的纸质材料中挣扎。既完成了归档工作，也方便了法官，一举两得。

“图难于其易，为大于其细”，只有把控好每一个细节，秉持着对参审案件的负责态度，才能善始善终完成好每一个案件的“单套制”归档。作为法官的“左膀右臂”，我们也要充分发挥自身的主观能动性，深度挖掘“单套制”归档的隐藏功能，促成全流程网上办案体系在实践中臻于完善。

原标题：《当法院“萌新”遇上电子卷宗“单套制”归档改革 | 全力推进全流程网上办案：静安法院篇之二》

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